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Cahier des charges site internet : comment le rédiger ?

cahier des charges site internet
Temps de lecture : 11 minutes

Cet article vous donne tout le contenu d’un cahier des charges site internet. Il peut être utilisé pour la création ou la refonte de votre site web. Vous pourrez également télécharger le modèle Word.

Cadre du projet du cahier des charges site internet

Présentation de l’entreprise

Dans cette partie, présentez votre entreprise :

  • son histoire, sa taille et ses activités principales
  • ses produits et services vendus : listez et détaillez vos produits et/ou services et précisez comment vous souhaitez les présenter et les mettre en valeur.

Votre positionnement concurrentiel :

  • qui sont vos trois principaux concurrents ?
  • quel est l’élément différenciant de votre activité/de votre communication ?
  • quel est votre positionnement de gamme (haut/bas/milieu) ou votre niveau de service (sur mesure/préfabriqué) ?

Présentation du projet du cahier des charges site internet

Quels sont les attentes ?

Dans cette partie, indiquez ce que vous attendez de ce site :

  • Quel est le contexte du projet ?
  • quel est l’élément déclencheur du projet ?
  • dans quel contexte et de quel besoin est né le projet de site Web (communication, commercial, marketing, juridique, organisationnel, stratégique, concurrentiel) ?

Quel est l’existant ?

  • listez les outils de communication physiques ou interactifs qui existent déjà :

Les objectifs du site web

Il est important de bien distinguer les différents niveaux d’objectifs :

  • L’objectif global, la finalité, l’enjeu (ex : trouver de nouveaux clients pour augmenter le CA)
  • Les objectifs généraux, stratégiques (ex : augmenter le trafic du site web, améliorer la notoriété de l’entreprise, mieux connaître les besoins de la cible pour étendre l’offre et développer de nouveaux produits, améliorer le support à la clientèle)
  • Les objectifs opérationnels (ex : augmenter de 5% les abonnés à la newsletter dans les 6 prochains mois)
  • Les actions pour atteindre l’objectif opérationnel (ex : lancer un concours sur le web au mois d’avril, destiné à tel public, avec une incitation à s’abonner).

Les objectifs doivent être précis et opérationnels, pour ce faire, voici un moyen mnémotechnique. Les objectifs doivent être SMART :

S comme spécifique

Simple, précis, énoncé clairement, sans souffrir d’aucune ambiguïté.
Si l’objectif est trop large ou trop vague, il peut être compris différemment par les intervenants qui risquent alors de ne pas travailler de concert. Les résultats seront en outre difficilement mesurables. Un bon moyen pour savoir si l’objectif est suffisamment spécifique est de voir si l’on peut encore le subdiviser en plusieurs objectifs.

M comme mesurable

Il s’agit d’identifier les indicateurs de résultats qui permettront de savoir si l’objectif est atteint ou non. Le plus souvent, il s’agit de données chiffrées mais cela peut aussi être une réalité objectivement observable.

A comme atteignable (ou acceptable)

Cet adjectif fait référence aux moyens dont vous disposez ou que vous pouvez dégager pour mettre en place les actions qui permettront d’atteindre l’objectif. Ces moyens peuvent être liés au budget mais aussi aux ressources humaines internes et externes.

Cet élément est primordial et malheureusement trop souvent négligé, surtout au niveau des ressources humaines : les journées n’ont que 24 heures et il est inutile de penser confier la tâche à un personnel déjà débordé. Au pire, elle ne sera pas menée à bien. Au mieux, elle sera bâclée (sans doute bien involontairement !) Dans les deux cas, l’objectif ne sera pas atteint, créant frustration d’un côté et mécontentement de l’autre.

S’il vous est impossible d’adapter les moyens aux objectifs, mieux vaut alors définir des objectifs moins ambitieux, ou même y renoncer en attendant que les moyens soient disponibles.

R comme réaliste

Cette caractéristique rejoint un peu la précédente mais y ajoute une autre dimension. L’objectif est-il réalisable même en y allouant les moyens nécessaires ? Imaginons qu’au lieu de vouloir augmenter votre nombre d’abonnés de 5% en 6 mois, vous vouliez l’augmenter de 1000% en 1 mois, ce n’est probablement pas réaliste…

T comme temporalisé

L’objectif doit être planifié dans le temps et assorti d’une date butoir à laquelle vous mesurerez s’il a été atteint ou non. Ce qui n’empêchera pas, si vous travaillez sur du moyen ou long terme, de faire des bilans intermédiaires pour déterminer si vous tenez le cap ou s’il faut rectifier le plan d’action.

En conclusion, un objectif opérationnel est donc une déclinaison pratique, concrète et mesurable des objectifs stratégiques, donnant lieu à différentes actions située dans un planning et prises en main par des acteurs précis.

Dit autrement : c’est la traduction opérationnelle de la stratégie en programmes d’actions, afin de servir la finalité définie au départ.

A vous de jouer en définissant vos différents objectifs.

Communication

C’est une des motivations les plus courantes : l’entreprise artisanale veut montrer qu’elle existe. Elle veut communiquer sur son activité, ses produits ou services.

Ici, le site web est plus ou moins une plaquette de présentation globale de l’entreprise. Il permet de renforcer son image et donne des moyens plus traditionnels de contact : téléphone, courriel, adresse postale…

Marketing

L’entreprise artisanale veut donner de la visibilité à ses produits. Elle veut montrer ce qu’elle vend et attirer ainsi de nouveaux prospects.

Son objectif ici peut aller plus loin : elle peut vouloir informer des produits qu’elle vend ET collecter des informations sur ses prospects.

Vente

Au-delà du marketing, l’entreprise artisanale souhaite peut-être vendre directement des produits en ligne. C’est une tout autre affaire : on passe dans le registre du e-commerce. Si WordPress n’est pas fait pour ça à la base, il existe des plugins comme WPshop, WooCommerce ou WP E-commerce qui peuvent le transformer en plateforme de vente.

Plus modestement, l’entreprise souhaite peut-être simplement acquérir des leads commerciaux. Un formulaire peut permettre de demander plus de renseignements sur un produit, ce qui va déclencher une action commerciale.

Recrutement

L’entreprise artisanale souhaite recruter des collaborateurs. Son objectif est de poster des annonces en ligne et de trouver des candidats.

De façon plus générale, l’artisan souhaite peut-être aussi renforcer sa marque employeur : rappeler qu’il existe et qu’il recrute.

Relation client

L’entreprise artisanale voit son site web comme un moyen de communiquer avec ses clients existants. Il souhaite renforcer son lien avec ses clients, créer un engagement dans la durée avec eux.

Prioriser les objectifs :

Si l’entreprise artisanale souhaite traiter plusieurs objectifs avec son site web, il est nécessaire de l’accompagner sur la priorisation de ceux-ci.

Par exemple, l’entreprise peut avoir besoin de recruter des collaborateurs et souhaiter en même temps communiquer sur son activité. Dans ce cas, qu’est-ce qui est le plus important pour lui ? L’un des deux doit être mis en avant.

Avoir des objectifs aussi flous que « présenter mon entreprise », « informer sur mon activité » ou encore « trouver de nouveaux clients » n’est pas très pertinent. Cela n’aidera en rien le prestataire ou l’entreprise artisanale à définir la stratégie à adopter sur le web.

Les cibles dans le cahier des charges site internet

A qui est destiné ce site ? Si les objectifs sont clairement identifiés, nous devons pouvoir identifier les cibles et les classer par ordre de priorité. S’il n’y a qu’une cible, c’est évidemment toujours plus simple.

L’identification des cibles permet de faciliter la mise en place :

  • Du contenu : quel contenu est utile au visiteur, comment le hiérarchiser, que mettre en avant, quels sont les chemins de navigation logiques ?
  • De la ligne éditoriale et la stratégie SEO : comment s’adresser à la cible, avec quel niveau de langage, avec quel vocabulaire ?
  • Du design : quelle image doit véhiculer le site web, comment l’adapter à la cible ?
  • De la promotion du site web : où sont les prospects, quels canaux utiliser ?

Plus la vision de la cible est nette et précise, plus l’objectif est opérationnel. Il est donc impératif d’identifier et de segmenter sa cible rigoureusement.

Cet exercice permet de savoir ce que votre public cherche plus précisément, quels sont ses besoins, quel langage utiliser pour l’atteindre (et notamment les mots-clés, si indispensables au référencement !), quels contenus lui présenter en priorité, quels call-to-action feront mouche.

Plusieurs facteurs peuvent qualifier une cible :

  • Localisation : région, plutôt citadin, plutôt rural, facilités de déplacements …
  • Tranche d’âge : en découle le design de votre site, le ton de vos contenus éditoriaux mais aussi le vocabulaire utilisé dans vos publications.
  • Homme ou femme.
  • Situation familiale : personnes seules, en couple, avec ou sans enfants.
  • Situation professionnelle et statut social.
  • Revenus.
  • Centres d’intérêt.
  • Prescripteurs d’achat ou de comportement.
  • Emploi du temps, horaires.
  • Sites, réseaux sociaux fréquentés.

Une fois ces paramètres identifiés, il conviendra de se poser quelques questions importantes :

  • Quels sont les besoins de ma cible, ses problèmes, ses attentes ?
  • Pourquoi a-t-elle ce problème, cette incertitude ?
  • Comment adapter mon offre pour y répondre ?

Livrables

LivrableDate prévue livraison              Date validation
Cahier des charges fonctionnel et technique 
Proposition de charte graphique  
Adaptation Web de la charte graphique 
Charte éditoriale 
Maquettes du site 
Livraison du site  
Formation au back-office 

 

Planning prévisionnel

Dès que l’ensemble des livrables est défini et cadré dans le temps, réalisez un rétro planning du projet pour visualiser le calendrier du projet et la date estimée de mise en ligne du site internet.

Vous pouvez réaliser le planning à l’aide d’un tableur Excel, du logiciel gratuit GanttProject ou des modèles existants (modèle 1, modèle 2) sur canva.com.

Créer un diagramme de Gantt vous permettra :

  • d’identifier plus facilement les tâches à valider avant de poursuivre le projet
  • d’évaluer le temps de travail nécessaire par ressource affectée à chacune des tâches ou groupes de tâches.

Benchmark pour le cahier des charges site internet

Réalisez ici une analyse des forces et faiblesses des sites web de vos concurrents ou d’entreprises présentant des similitudes avec vos valeurs.

L’objectif est d’observer les différents aspects de sites web existants (design, fonctionnalités, navigation, performances) pour appuyer la vision de votre projet avec des exemples de réalisations.

Réalisez ce travail sur deux à trois sites est suffisant.

Conception graphique du cahier des charges site internet

Identité visuelle de l’entreprise

Si l’entreprise dispose déjà d’une identité visuelle, la charte graphique doit être déclinée dans le cahier des charges afin de garantir l’homogénéité des supports web et print.


Cette charte graphique contient :

  • Le logotype : ses couleurs, ses déclinaisons sur fonds blancs et de couleurs, également détouré.
  • Les polices de caractères et leurs différentes fontes.
  • Les jeux de couleurs avec leurs références hexa et RVB.

Charte éditoriale

Définir des règles d’écriture est indispensable pour l’identité de l’entreprise, notamment lorsque plusieurs personnes sont impliquées dans la création du contenu. Il s’agit de donner une ligne de conduite pour créer une cohérence entre les différents éléments (titre, chapô, image, vidéo, texte, appel à l’action, etc.), impulser une tonalité (proximité ou distance, décomplexée ou académique, humoristique ou sage, etc.) et définir le niveau de technicité désiré.

Elle détermine l’angle communicationnel avec lequel chaque contenu sera produit. Elle définit également les différents formats qui seront autorisés (article liste, billet d’humeur, tutoriel vidéo, etc.) et la manière dont ils seront orchestrés. Enfin, la ligne éditoriale détermine la temporalité, le rythme de publication imposé. Ce dernier élément trouve notamment son importance sur la newsletter et sur les réseaux sociaux d’une entreprise.

Maquettes

Une maquette, c’est une représentation graphique simplifiée de la façon dont vous voulez agencer votre site web et ses éléments/blocs/parties.

La maquette peut montrer :

  • Un menu de navigation en haut
  • Une colonne centrale contenant les articles
  • Une colonne de droite avec plusieurs briques : module d’inscription à une newsletter, module « dernières actualités », etc.

Décrivez ou dessinez à main levée les différentes maquettes de votre site, en commençant par la page d’accueil.

Pour réaliser cette maquette, vous disposez de plusieurs solutions :

  1. A la main sur une feuille blanche
  2. En utilisant Powerpoint
  3. En utilisant des outils gratuits comme wireframe ou moqups.

Spécifications du site web dans le cahier des charges site internet

Spécifications fonctionnelles

Arborescence

Réalisez une arborescence (sitemap) pour définir l’architecture du site telle que vous l’imaginez. Celle-ci pourra être présentée sous forme schématique avec des rubriques principales, des sous rubriques et des liens qui les unissent.

Exemples d’arborescences :

Nom rubriqueNom sous-rubriqueDescriptif
Rubrique 1Sous-rubrique 1.1 
 Sous-rubrique 1.2 
Rubrique 2Sous-rubrique 2.1 


Contenus

Rassemblez les contenus (textes, images, photos, éléments à scanner, vidéos, témoignages …) existants et créez ce dont vous avez besoin pour réaliser le projet de site internet.

Les images utilisées doivent être libres de droits si vous les téléchargez depuis une bibliothèque en ligne. Si une personne apparaît sur l’une de vos photos, vous devez obtenir l’accord de celle-ci pour rendre la photo visible sur votre site internet.

Pour information, voici une liste non exhaustive de banques d’images gratuites libres de droits :


Si vous avez besoin de retoucher, détourer ou diminuer la taille d’images (notamment pour améliorer le temps de chargement de votre page), voici une liste d’outils gratuits en ligne :

Spécifications techniques du cahier des charges site internet

Nom de domaine

Précisez ici votre nom de domaine. Pour vérifier la disponibilité d’un nom de domaine, rendez-vous sur le site de l’AFNIC. Si le nom de domaine est disponible avec l’extension .fr, n’hésitez pas à l’acquérir avec l’extension .com par mesure de sécurité afin d’éviter qu’une autre entreprise ne se l’approprie. 

Sélectionnez ensuite votre registraire de nom de domaine (société gérant la réservation de noms de domaines) pour acheter votre nom de domaine. Les tarifs varient de 6 à 30€ par an. Assurez-vous de le renouveler automatiquement ou de renouveler son achat avant son échéance.

A titre indicatif, voici une liste non exhaustive de registraires :

Hébergement

L’hébergement est l’espace de stockage sur un serveur connecté en permanence à Internet. Il est indispensable pour rendre votre site visible sur Internet.

Avant de regarder plus en détail les offres d’hébergement, il faut bien comprendre qu’il y a différents types d’hébergement. On peut en distinguer quatre principaux : l’hébergement mutualisé, VPS, dédié ou Cloud.

Le choix du type d’hébergement dépend de vos besoins naturellement. Certains sites ont besoin de plus de puissance de calcul, d’autre plutôt de disque dur, certains doivent ont des pics de trafic considérables alors que d’autres sont très stables. Néanmoins comme vous l’imaginez, c’est aussi une question de prix. Un hébergement mutualisé coûte entre 5 et 25€ / mois, quand il faut compter plutot 50 à 200€ / mois pour un hébergement dédié (et probablement plus de temps pour l’infogérance).

En règle générale, pour le site vitrine ou même le site de vente en ligne d’une TPE, un hébergement mutualisé reste le meilleur compromis efficacité / prix.

Pour le choix de l’hébergeur, privilégiez un prestataire reconnu pour la réactivité de son support. Ainsi, en cas de problème lié à l’hébergement de votre site web, vous pourrez rapidement faire intervenir le prestataire pour organiser une restauration de votre site.

Hébergement mutualisé

C’est un peu comme une colocation, les ressources sont partagées. Les données sont bien évidemment compartimentées d’un utilisateur à l’autre. Mais si un autre utilisateur connaît un pic de trafic et consomme lus de ressources (processeur, mémoire, …), de votre côté, vous en aurez moins, au risque de ralentir le temps de chargement de votre site web. Même si dans 95% des cas, cette solution convient parfaitement, vous pouvez avoir des exigences / contraintes qui supposent un niveau de performance ou de contrôle plus élevé.

Avantages :

Les offres d’hébergements mutualisés s’adressent en général à des débutant. En conséquence, elles incluent généralement tout ce qu’il faut pour commencer : nom de domaine gratuit pendant 1 an, comptes mails, sauvegardes automatisées, certificat SSL (https), et installation « 1 clic » du CMS (WordPress, Prestashop, etc.). L’hébergeur s’occupe de la maintenance des serveurs (mises à jours, gestion, etc.).

Tarifs :

De 5 à 25€ / mois

Hébergement VPS

Il s’agit ici de créer plusieurs serveurs virtuels sur un seul serveur grâce à des technologies de virtualisation. Chaque utilisateur dispose ainsi de son propre serveur « virtuel » avec ses propres ressources. Ce mode d’hébergement offre plus de souplesse dans la gestion et l’administration de l’hébergement.

Tarifs :

De 20 à 50€/mois

Hébergement dédié

Il s’agit du mode d’hébergement haut de gamme. Vous disposez ici de votre propre machine (serveur), rien que pour vous. D’un point de vue performance, vous êtes certain d’être le seule à profiter des ressources dont vous disposez. L’inconvénient est que vous êtes responsable de la maintenance de votre propre serveur. Vous devez également surveiller la consommation de vos ressources, faire des mises à jours à tous les niveaux, installer des patchs de sécurité, se protéger des attaques, etc.

Tarifs :

A partir de 50€/mois

Adresses mail

Définissez les noms et rôles des adresses mails à partir de votre nom de domaine et dans la limite des possibilités de votre offre d’hébergement.

N’hésitez pas, par la suite, à personnaliser vos signatures de mail avec vos coordonnées et des promotions de vos produits / activités / services et évènements.

Choix technologiques

BesoinsContraintesSolution
Autonomie sur : l’édition des contenusla gestion des évènementsla gestion des promotionsTemporelles et budgétairesIl conviendra donc d’utiliser une solution CMS (content management system) plutôt que de re-développer le site, son interface d’administration et toutes ses fonctionnalités de zéro.

En fonction des critères présentés dans la score card suivants, il convient d’utiliser le CMS WordPress pour la réalisation du site.

Administration (0,4)Modules (0,3)Expertise interne (0,3)Score total sur 1
XXX0,90,810,9
YYY0,50,50,20,41
ZZZ0,50,40,30,41

Accessibilité

Le site sera compatible avec les navigateurs suivants :  

  1. Internet Explorer
  2. Mozilla Firefox
  3. Google Chrome
  4. Safari
  5. Opéra

Le site sera conçu de manière dite “responsive” pour qu’il assure une navigation optimale sur tous types d’appareils : 

  • Téléphones mobiles 
  • Tablettes 
  • Ordinateurs portables
  • Ordinateur de bureau

Services tiers

Suivi : Google Analytics.

Solution emailing :

  • https://fr.sendinblue.com/ : excellent rapport qualité/prix, gratuit jusqu’à 300 emails/jour
  • https://www.sarbacane.com/: la solution la plus complète en français avec plusieurs options avancées pour optimiser au maximum vos campagnes d’emailing
  • https://www.digitaleo.fr/:  solution française qui possède l’avantage de proposer des fonctionnalités emailing, mais également de SMS marketing.
  • https://fr.mailjet.com/: Mailjet propose un version gratuite jusqu’à 6’000 emails et plusieurs fonctionnalités intéressantes, telles que l’A/B testing par exemple.
  • https://mailchimp.com/ : L’une des solutions emailing les plus connues, avec le désavantage d’être uniquement en anglais.

Référencement

Le site web pourra respecter les 80 bonnes pratiques SEO du référentiel OPQUAST.

Sécurité

L’accès aux comptes d’administration sera limité aux 2 personnes suivantes : 

  • La·e dirigeant·e de l’entreprise
  • La·e webmaster s’i·elle a un contrat de maintenance

Un backup de la base de données doit être prévu à minima dans l’offre d’hébergement.

Maintenance et évolutions

La·e prestataire web pourra fournir un contrat d’assistance et de maintenance en fonction des besoins que vous exprimerez.

Souhaitez-vous une intervention uniquement préventive (mise à jour, prévention des bugs, etc.), ou corrective (nouveau contenu à intégrer, changement de prix, etc.) ?

Conclusion sur le cahier des charges site internet

Vous pouvez télécharger le modèle Word pour l’utiliser ici. Si vous avez des questions quant à la rédaction de votre cahier des charges, contactez-moi !

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